مزایای ثبت کردن فعالیت‌ها و توجه به زمانی که صرف آن‌ها می‌کنیم.

احتمالا برای شما هم پیش آمده که در طی روز کارهایی را که انجام داده‌اید را در یک برگه یا فایل ثبت کنید.

یا حداقل از ذهن خود بگذرانید که کدام یک از کارهایتان را انجام داده‌اید و کدام یک از آن‌ها باقی مانده است.

من از آن دست افرادی هستم که برای انجام فعالیت‌هایم نیاز به برنامه‌ریزی قبلی دارم و اگر برنامه نداشته باشم تقریبا قادر به اداره‌ی درستِ روزم نیستم.

حتی اگر نتوانم روی کاغذ بنویسم-که طبق عادت می‌نویسم- باید در ذهنم برنامه‌ریزی انجام بدهم.

روش ثبت فعالیت‌های من به اینصورت بود که کارهایی را که در روز باید انجام می‌دادم را از شب قبل می‌نوشتم و در روز موعود بعد از انجام آن‌ها، کنار کارهایی که انجام داده بودم یک تیک می‌زدم –تیک سبز رنگ دوست داشتنی– اکثر مواقع این تیک زدن را موکول می‌کنم به آخر شب و زمانِ نوشتن برنامه‌ی روز آینده، زدن این تیک‌ها کنار کارهایی که از قبل مشخص کرده‌ام حس خیلی خوبی را به من منتقل می‌کند.

چندوقت پیش لازم شد زمان اختصاص داده شده به یکی از فعالیت‌هایم را به شخصی گزارش بدهم، قبلا زمانی را که صرف کارهایم می‌کردم را ثبت نمی‌کردم.

شروع کردم به ثبت کردن زمان‌ها نه تنها برای آن فعالیت برای اکثر کارهایم و استفاده از تکنیک پومودورمو(با اپ تایم وایز).

این روند ثبت کردن زمان صرف شده برای من مزایایی داشت که خیلی زود خودش را به من نشان داد و پایبندم کرد به ادامه‌ی استفاده‌ از آن.

مزایایی که برای من در این مسیر -تا به الان- قابل مشاهده بود به شرح زیر است:

یک) حساسیت من روی زمانی که صرف می‌کنم و نحوه‌ی استفاده‌ی آن خیلی زیاد شده است. تمام زمان‌هایی که وقت کشی می‌کنم برایم به صورت پررنگ قابل مشاهده است و ندایی از درونم یادآور می‌شود که در حال تلف کردن وقتت هستی و باعث می‌شود بازه وقت‌کشیم کمتر شود.

دو) تقریبا می‌دانم که در طول روز چندساعت در اختیارم است و این ساعت مربوط به چه بازه‌ی زمانی است، مثلا برای من صبح‌ها زمان مفیدم است و حالا کارهای واجبم را به صبح موکول می‌کنم.

سه) حالا که میزان زمان مفیدم در اختیارم است(مثلا ۴ ساعت در روز)، اولویت بندی بهتری را می‌توانم بین کارهایم داشته باشم.

چهار) می‌دانم قورباغه زشتی که بین فعالیت‌هایم است کدام یکی است و اگر آن را انجام ندهم همه‌ی فعالیت‌هایم به تعویق می‌افتد، آن را گذاشته‌ام به عنوان اولین کار و جالب اینجاست که در این روند کم‌کم از آن هم خوشم آمد و دیگر به زشتی گذشته نیست.

پنج) زمان استراحت بین هر کدام از پومودورموها ۵ دقیقه طول می‌کشد و من حواسم است که این ۵ دقیقه را به چه صورت خرج کنم، مثلا سراغ تلگرام نروم، چون اگر صحبتی پیش بیاید می‌دانم که طولانی می‌شود، پس حواسم به نحوه‌ی خرج کردن تایم استراحتم نیز هست.(حتی بیشتر مواقع آن را هم صرف ادامه‌ی کارم می‌کنم تا فعالیتم در جای مناسبی پایان پذیرد.)

شش) عمق زمان را کاملا درک می‌کنم، می‌بینم که در چند دقیقه هم می‌توانم مثلا کتابم را کمی جلوتر ببرم و در جای مناسبی به اتمام برسانمش و آن را از دست نمی‌دهم، حتی یک دقیقه هم زمان زیادی است، شک نکنید.

هفت) چند روزی که از ثبت کردن مطالعه کردنم با پومودرمو گذشت، الان تقریبا می‌دانم که به صورت میانگین در هر پومودورمو چند صفحه می‌توانم مطالعه کنم و هر کتابی تقریبا چقدر وقت می‌برد.(البته این میانگین بسته به سبک کتاب برایم متفاوت است اما بعد یکی دو روز دستم می آید.)

هشت) نظم ذهنی خیلی خوب و در پس آن آامش خوبی دارم، مثلا اگر یک روز خواب بمانم دیگر نگران نیستم، به صورت روتین می‌دانم که چه کارهایی را پشت سر هم انجام می‌دهم و یک‌به‌یک انجام می‌دهم تا تمام شود.

نه) اگر مسئله ای پیش بیاید و زمان من خارج از برنامه خرج شود، و به تعدادی از فعالیت هایم نرسم، خیلی راحت و با صرف انرژی کمتری می‌توانم فعالیتی را که در زمان باقی مانده می‌توانم انجام دهم را انتخاب کنم.(مثلا اگر مهمان بیاید و کارهایم عقب بیفتد می‌دانم در زمان باقی مانده می‌توانم کدام کار را به اتمام برسانم و آن را انتخاب می‌کنم و به جای کلافه شدن و پریشانی ذهنم و احتمالا وقت کشی، یک کار را به اتمام می‌رسانم.)

ده) استفاده از بازه‌ی زمانی و ثبت آن، که با تایم وایز انجام می‌دهم باعث شده که تمرکزم روی کارم بیشتر شود و ذهنم در حین انجام کار کمتر به مسائل دیگر معطوف شود(کمتر اینور اونور بپره)، ذهنم می‌داند که الان باید روی همان یک کار تمرکز کند.

یازده) انگار یک مسابقه‌ی کوچک با خودم دارم، که هر روز تعداد پومودورموهایی که ثبت می‌کنم بیشتر شود یا تعدادش از مقدار حداقلی که تا الان داشتم کمتر نشود.

دوازده) همانطور که گفتم از مرور فعالیت‌هایی که انجام داده‌ام لذت می‌برم و باعث تقویت ارداه‌ام می‌شود و یک “من می‌توانم” بزرگ است و حس مثبتی به خودم دارم.

سیزده) روزهایی که خسته، بی‌حوصله یا ناامید هستم، کافی است نگاهی به روند فعالیت‌هایم بیندازم و جان تازه بگیرم.

چهارده) سعی می‌کنم برای خودم زمان بخرم، در روز دو ساعت صرف رفت و آمد به مکان خاص می‌کنم تا در آنجا زمان بیشتری در اختیار خودم داشته باشم و به فعالیت‌هایم برسم.

و اما جان کلام همه‌ی این نکات، نکته‌ای است که آقا معلم در فایل موجود در این پست بیان کرده‌اند: ” عادت ثبت کردن، قدرت کنترل زندگی را به ما برمی‌گرداند.”